Як отримати дублікат втраченого або пошкодженого нотаріального документа

Втрата чи пошкодження нотаріального документа — це не причина для хвилювання, адже у випадках, передбачених законодавством, можна оформити його дублікат. Хто саме має право отримати такий документ, куди потрібно звертатися із заявою та які документи слід підготувати?

Процедура передбачає подання відповідної заяви нотаріусу, який свого часу посвідчив документ, або безпосередньо до державного нотаріального архіву, якщо документи вже передані туди на зберігання.

Право на отримання дубліката мають виключно особи, стосовно яких або за дорученням яких проводилася нотаріальна дія (наприклад, сторони договору купівлі-продажу). Крім того, звернутися можуть їхні уповноважені представники на підставі нотаріально посвідченої довіреності, а в окремих випадках, спадкоємці.

Для заповітів передбачено особливий та досить суворий порядок: протягом життя заповідача дублікат документа може бути виданий лише йому особисто. Його діти, дружина чи інші можливі спадкоємці не можуть отримати цей документ або навіть ознайомитися з його змістом.

Дублікат заповіту спадкоємці, зазначені в ньому, можуть отримати тільки після смерті заповідача. При цьому обов'язковою умовою є пред'явлення свідоцтва про смерть.

Коли ж необхідно звертатися саме до державного нотаріального архіву? Це потрібно робити у випадках, коли архів нотаріуса вже переданий на зберігання до відповідної установи. Зазвичай така ситуація виникає після припинення діяльності приватного нотаріуса (наприклад, через вихід на пенсію, зміну нотаріального округу або анулювання Мін'юстом свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю), а також у разі ліквідації державної нотаріальної контори. У таких випадках усі документи та справи передаються до державного нотаріального архіву.

Перелік документів, необхідних для звернення, є стандартним. Заявник повинен особисто подати письмову заяву. Також потрібно мати при собі оригінал паспорта громадянина України та реєстраційний номер облікової картки платника податків (ідентифікаційний код). Якщо за дублікатом звертається представник, він повинен надати нотаріально посвідчену довіреність. Спадкоємцям, своєю чергою, необхідно пред'явити свідоцтво про смерть спадкодавця та документи, які засвідчують родинні відносини.

Дублікат повністю відтворює текст первинного документа. За зовнішнім виглядом це роздрукований текст оригіналу, під яким розміщується спеціальний посвідчувальний напис. У ньому зазначається, що виданий документ є дублікатом, фіксується дата його видачі, а також посада та прізвище особи, яка його оформила (нотаріуса або завідувача архіву). Після цього документ підписується та засвідчується гербовою печаткою.

Видача дубліката належить до повноцінних нотаріальних дій. Тому вона обов'язково фіксується у Реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. Також відповідну відмітку про видачу дубліката проставляють на оригінальному примірнику документа, який зберігається в архівній справі.

Якщо йдеться про дублікат довіреності або заповіту, відомості про його видачу відразу вносяться до Єдиного реєстру довіреностей або Спадкового реєстру відповідно. Це забезпечує прозорість процедури та допомагає запобігти можливим шахрайським діям.

Матеріал підготовлено на основі публікації Одеського міжрегіонального управління Міністерства юстиції України