Алгоритм дій: реєстрація електронної трудової книжки

В Україні діє поступовий перехід від паперових книжок на електронні, який має завершитися до 2025 року. В даний момент дійсними є обидві трудові книжки: і паперова версія, і електронна.

Всі дані, необхідні для трудової книжки (прийняття на роботу, нагородження, звільнення і т.д.), будуть вже заповнюватися електронно. Але на вимогу працівника роботодавець зобов'язаний буде перенести записи в паперову трудову книжку.

Як саме можна оформити електронну трудову книжку?

Для цього вам необхідно додаток «Дія» або Особистий кабінет особи на сайті Пенсійного фонду України.

Перше, що Вам необхідно зробити: відсканувати документи.

На сайт Пенсійного фонду можна внести дані, прикріпивши скани-копії паперової трудової книжки.

Таким чином, ви повинні мати скани:

- трудової книжки, а саме, тільки всі заповнені сторінки з розділів «відомості про роботу», «відомості про нагородження» та вкладиші оригіналу трудової книжки. Порожні сторінки сканувати не потрібно;

- згоди на обробку даних від працівника - пункт не потрібен, якщо книжку заводить сам працівник. Але якщо це зобов'язується робити роботодавець, то йому необхідно отримати від співробітника письмову згоду в довільній формі.

- електронний цифровий підпис - у тому випадку, якщо документи подає на сайт фізична особа. Цифровий підпис може бути на будь-якому носії. Отримати її ви можете безкоштовно в обслуговуючому банку або звернувшись до кваліфікаційного Постачальника електронних довірчих послуг Інформаційно-довідкового Департаменту Державної податкової служби (КНЕДП ІДД ДПС).

При скануванні ви зобов'язані дотримуватися певних вимог:

- ваші скани повинні бути чіткими;

- назва файлу в такому форматі: «ІПН_Номер лівої сторінки трудової книжки_Номер правої сторінки трудової книжки.jpg»;

- скан зобов'язаний бути кольоровим;

- у сканах повинні бути: серійний номер (якщо є), ПІБ працівника, печатки та підписи;

- дозвіл сканів в 300 dpi;

- якщо скани окремо один від одного-то скани у форматі jpg, якщо одним файлом, то у форматі pdf;

- розмір кожного окремого файлу не більше 1 МБ.

Другий крок: маючи скани, заходьте на сайт Пенсійного фонду України (ПФУ). Якщо ви ніколи не мали справ з ПФУ, то вам потрібно звернутися до місцевого органу ПФУ для отримання реєстраційного коду. Пізніше, ввівши реєстраційний код, пройшовши реєстрацію, дотримуйтесь інструкцій сайту. В подальшому ви можете заходити в свій Особистий кабінет і користуватися його функціями.

Якщо ви вже були зареєстровані на порталі, або маєте особистий електронний цифровий ключ, то ви просто натискаєте кнопку «Вхід» і зможете увійти тим спосіб, який вам зручний.

Третій крок: пройшовши реєстрацію, ви увійдете в ваш особистий обліковий запис - Особистий кабінет. Зліва вам будуть доступні безліч функцій. Вам необхідно знайти функцію «Комунікації з ПФУ» - > «Відомості про трудові відносини».

Вам запропонують анкету, де необхідно вказати всі дані працівника, завантажити правильно оброблені скани і підписати анкету.

Якщо ви - роботодавець, і оформляєте трудову для працівника, то вам необхідно завантажити і скан дозволу на використання особистих даних.

Якщо ви - працівник, то вам достатньо поставити галочку про надання такого дозволу.

Вітаємо, у вас оформлена ваша трудова електронна книжка. Отримати її ви можете в режимі перегляду ваших звернень, пізніше вона з'явиться в певному розділі особистого електронного кабінету.